沟通需求分析是项目关系人信息需求的汇总。这一步应明确界定谁、将在什么时间、需要什么信息﹐怎么能更有效地获得及提供信息。一个项目组中如果只有2个人,则沟通的渠道是1条;有3个人,沟通的渠道是3条;有5个人,沟通的渠道就有10条。沟通的渠道不是成线性增长的,而是非线性的(其计算公式为N(N一1)/2,其中N为团队成员总数)。如此复杂的沟通渠道,如果信息发错了人,沟通就没有意义﹔如果所有的沟通渠道都是双向,管理成本又会增加。所以必须界定沟通的双方谁发送信息,谁接收信息。项目中角色、沟通渠道众多,项目本身会产生大量的信息,但谁也不希望将精力耗在无用的信息上(例如:高层项目经理肯定关心合同项目的成本,但他不需要与软件供货商﹑硬件供货商以及其他合作公司来讨论这个问题),因此也要明确沟通的双方需要沟通什么。沟通的内容包括沟通的具体信息﹑信息的格式、详细程度等,应当尽量统一项目文件格式及各种文件模板,并提供编写指南。沟通方式主要有书面沟通和口头沟通、语言沟通和非语言沟通、正式沟通和非正式沟通、单向沟通和双向沟通以及网络沟通等。将项目管理的信息正确传达给相应的人员,是相当重要并且具有一定困难的,经常发生信息发送者认为自己传达的是正确的信息,可是事实却是信息并没有被传达到或者是被错误地理解了。许多人并不习惯成堆的文件或者是通篇的E-mail,相比之下,利用非正式的方式或者双方会谈的方式来听取一些重要的信息﹐更容易让人接受。价值取向不同,沟通的方式也就在使用效果上全然不同。德鲁克提出了4个基本法则:沟通是一种感知;沟通是一种期望;沟通产生要求﹔信息不是沟通。
